Barua ya kuomba
kazi ni waraka ambao mara nyingi husomwa kabla ya waraka mwingine wowote
unaoambatanishwa katika kuomba kazi.
Ni vyema barua hii
ikaandaliwa kwa umakini, huku ikijaribu kugusa kwa ufupi mambo yaliyoonekana
kwenye wasifu binafsi. Tutazame mambo sita makubwa ya kuzingatia unapoandika
barua ya kuomba ajira.
Kanuni za uandishi wa barua
Inafahamika kuwa barua
rasmi ya kiofisi hufuata kanuni kadhaa. Moja ni kuwapo kwa anuani mbili. Juu
kulia, kuonekana anuani ya mwandikaji isiyotanguliwa na jina na chini kidogo ya
anuani hiyo upande wa kushoto mwa barua, huonekana anuani ya mwandikiwa.
Pili, huwa na tarehe chini ya anuani ya mwandikaji au juu ya
anuani ya mwandikiwa. Tatu, huwa na kichwa cha habari kinachoonyesha lengo,
kikitanguliwa na salamu rasmi kama Ndugu,
Dear Sir/Madam.
TATU Huna sababu ya kutaja jina la mwenye kupokea maombi hayo
hata kama unamfahamu kwa jina lake. Barua yako inaelekezwa kwa ofisi, siyo mtu.
Nne, barua huwa na maelezo yanayofafanua lengo la barua na
mwisho huonekana saini na jina la mwandikaji. Fuata kanuni hizo.
Kichwa cha habari kitaje
kazi inayoombwa
Hakikisha kichwa cha habari
kinajitosheleza na kinaeleza wazi wazi kitu gani unachokitaka. Chagua maneno
kwa umakini mkubwa kwa sababu wapo wasomaji huishia kusoma kichwa cha habari na
kufanya maamuzi.
Mfano,
‘YAH: KUOMBA KAZI YA MHASIBU MSAIDIZI
Hapo msomaji anaelewa kwa
uwazi barua inahusu nini. Epuka kutumia maneno yasiyoeleweka au yasiyo rasmi.
Onyesha ulikopata habari za
kazi unayoomba
Baada ya kuridhika na
kichwa cha habari, ni muhimu sentensi inayoanza chini yake ifanye rejea kwenye
tarehe ya tangazo la kazi unayoomba, namba ya kumbukumbu ya tangazo (kama ipo)
na mahali tangazo hilo lilipoonekana.
Mfano, “Rejea
tangazo la nafasi ya kazi lenye kumbukumbu namba XXX katika gazeti la Mwananchi
la tarehe 25 Oktoba 2016.”
Wengine wanapenda kuandika
sentensi kama, “Kichwa habari hapo juu chahusika”. Haya ni mazoea tu lakini
hayana sababu ya msingi.
Sema wazi kuwa unaomba kazi
Baada ya kusema ulikopata
habari za kazi unayoomba, tumia sentensi inayofuata kueleza nia yako ya kuomba
kazi hiyo. Kumbuka msomaji wa barua hana muda wa kusoma maelezo yako mengi, ni
muhimu kuandika kila kitu kwa kifupi na kwa uwazi.
Mfano, “Ninaandika
barua hii kuomba kazi ya Uhasibu katika kampuni/shirika/taasisi yako kama
ilivyoelekezwa kwenye tangazo nililolitaja.”
Oanisha majukumu ya kazi na
ujuzi ulionao
Anza aya mpya kwa
kumshawishi msomaji kuwa unaweza kumudu majukumu yaliyotajwa kwenye tangazo
lake. Ili kufanya hivyo, una kazi ya kuoanisha ujuzi, sifa za kitaaluma na
uzoefu ulionao na mahitaji ya kazi.
Kabla hujaandika barua,
jaribu kuainisha pembeni namna unavyoweza kukidhi sifa zinazotajwa kwenye
tangazo na barua yako ionyeshe hivyo.
Mfano, “Ninao
uwezo wa kutunza kumbukumbu sahihi za mahesabu ya kampuni yako, kwa sababu,
mbali ya kusomea Cheti cha Uhasibu katika Chuo cha Uhasibu Singida, nina uzoefu
wa kujitolea kwa miezi 13 nikifanya kazi za uhasibu katika kampuni XXX.
Kadhalika, nimepata mafunzo ya kutunza fedha kwa njia ya mtandao hivyo ninaweza
kumudu majukumu hayo ipasavyo.”
Vile vile, hakikisha barua
yako inajibu kila jukumu lililoonyeshwa kwenye tangazo la kazi. Hata hivyo,
hiyo haimaanishi uandike mambo mengi.
Hitimisha kwa uungwana na
ufasaha
Ni vyema kuhitimisha barua
yako kwa kuonyesha unavyofaa kwa kazi unayoiomba. Uchaguzi makini wa maneno
kutakupa alama za ziada ikiwa itaonyesha unavyojua kuwasiliana vizuri.
Kwa mfano, unaweza kusema
unatanguliza shukrani zako za dhati na kueleza kwamba uko tayari kuitwa katika
usaili. Unaweza kumaliza kwa kutaja nyaraka ulizoambatanisha pamoja na barua
hiyo kama vile vivuli vya vyeti, wasifu binafsi na cheti cha kuzaliwa.
Mambo ya kuepuka
Unapoandika barua muhimu
kama ya kazi, tumia maneno yanayojenga taswira ya mtu aliyetulia, mwenye
heshima na uelewa, anayeweza kuuelezea uwezo wake vizuri bila kuonyesha
majivuno yasiyo ya lazima. Epuka kutumia maneno ya amri, yasiyoonyesha
unyenyekevu na maneno ya mtaani.
Pia, hakikisha lugha
unayotumia ni fasaha, inaeleweka na haina makosa ya kiuandishi. Epuka makosa ya
kisarufi kwani yanatoa picha ya mtu mzembe na mvivu, hivyo yanaweza kukugharimu
hata kama ni kweli sifa za kitaaluma unazo.
Kumbuka, si sifa za
kitaaluma pekee hutumika kufanya maamuzi ya kukuita kwenye usaili.
Aidha, huna haja ya
kujitambulisha na kutoa taarifa zisizo za lazima na ambazo ulizitaja kwenye
wasifu utakaouambatanisha.
Kwa mfano, haifai kujaza
karatasi kwa maelezo kama: “Mimi ni kijana wa kiume mwenye miaka 24
nilizaliwa kwenye kijiji cha Kwa Mtoro wilayani Kondoa, Mkoa wa Dodoma.
Nimesoma shule ya Chekechea wilayani Rorya, na kisha nikahamia Kyela kwa masomo
ya shule ya msingi mpaka darasa la pili kisha ...nikahamia shule ya msingi
Lomwe, kisha nikaenda....”. Maelezo haya yanaonyesha huna ubunifu wala mbinu za
kuwasiliana.
Mwisho na muhimu, ni makosa ya kujitakia kushawishika
kutoa taarifa za uongo ili kujenga taswira chanya isiyokuwapo. Uongo una
gharama.
Fahamu kuwa kuomba kazi si kupata kazi. Hata usipoitwa
kwenye usaili bado lipo tumaini. Usikate tamaa.
JIUNGE
NASI KWA KUTUFOLLOW
fb@edonetz , twiter@edonetz , inst@edonetz_blog na youtube@edone tv